Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.
Pandangan umum ini mengandung arti bahwa ada empat kegiatan yang saling berhubungan, yang membentuk sistem perencanaan sumber daya manusia yang terpadu: persediaan sumber daya manusia sekarang, peramalan suplai dan permintaan sumber daya manusia, rencana-rencana untuk memperbesar jumlah individu-individu yang qualified, dan berbagai prosedur pengawasan dan evaluasi untuk memberikan umpan balik pada sistem.
Singkatnya, perencanaan sumber daya manusia berarti mengestimasi secara sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu mendatang.
Ini memungkinkan departemen personalia dapat menyediakan tenaga kerja secara lebih tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.
Idealnya, organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan personalia baik jangka pendek maupun jangka panjang melalui perencanaan.
Rencana-rencana jangka pendek menunjukan berbagai kebutuhan tenaga kerja yang harus dipenuhi selama satu tahun yang akan datang.
Sedangkan rencana-rencana jangka panjang mengestimasi situasi sumber daya manusia untuk dua, tiga, bahkan sepuluh tahun yang akan datang.
Perencanaan sumber daya manusia memungkinkan organisasi untuk:
- Memperbaiki penggunaan sumber daya manusia.
- Memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi di waktu yang akan datang secara efisien.
- Melakukan pengadaan karyawan-karyawan baru secara ekonomis.
- Mengembangkan informasi dasar manajemen personalia untuk membantu kegiatan-kegiatan personalia dan unit-unit organisasi lainnya.
- Membantu program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses.
- Mengoordinasikan program-program manajemen personalia yang berbeda-beda, seperti rencana-rencana penarikan dan seleksi.
Permintaan Sumber Daya Manusia
Permintaan atau kebutuhan sumber daya manusia organisasi di waktu mendatang adalah pusat kegiatan perencanaan kepegawaian.
Hampir semua perusahaan harus membuat prediksi kebutuhan-kebutuhan karyawan di kemudian hari, meskipun mungkin tidak perlu mengestimasi sumber-sumber suplainya.
Berdasarkan pengertian ini, perencanaan sumber daya manusia sering hanya diartikan sebagai penentuan jumlah dan jenis karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara optimal.
Peramalan kebutuhan karyawan merupakan bagian yang paling penting dan tersulit untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasikan berbagai tantangan yang memengaruhi permintaan; baik faktor-faktor pengaruh langsung, seperti persediaan personalia atau aspek-aspek organisasional lainnya, maupun faktor-faktor tidak langsung atau perubahan-perubahan lingkungan eksternanl.
Kedua, organisasi melakukan forecast kebutuhan karyawan dalam suatu periode di waktu yang akan datang. Forecast kebutuhan karyawan dibuat dengan mempertimbangkan keakuratan teknik peramalan yang digunakan.
Penyebab Timbulnya Permintaan
Meskipun tantangan-tantangan yang memengaruhi permintaan sumber daya manusia tidak terhitung jumlahnya perubahan-perubahan lingkungan, organisasi dan persediaan tenaga kerja biasanya tercakup.
Lingkungan Eksternal
Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak bisa diperkirakan dalam jangka panjang. Perkembangan ekonomi memiliki pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi.
Sebagai contoh adalah tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
Kondisi Sosial Politik dan Hukum
Kondisi sosial politik dan hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai.
Keputusan-keputusan Organisasional
Berbagai keputusan pokok organisasional memengaruhi permintaan sumber daya manusia. Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh.
Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru.
Forecast Penjualan dan Produksi
Meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek. Sedangkan perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.
Begitu juga reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat keterampilan yang berbeda dari para karyawan di masa yang akan datang.
Faktor-faktor Persediaan Karyawan
Permintaan sumber daya manusia dimodifikasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, kematian, permohonan berhenti, semuanya menaikkan kebutuhan personalia.
Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan tren perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang lebih akurat.
