Latihan dan Pengembangan dalam Organisasi – Para karyawan baru biasanya telah memiliki kecakapan dan keterampilan dasar yang dibutuhkan. Mereka adalah produk dari suatu sistem pendidikan dan mempunyai pengalaman yang diperoleh dari organisasi lain. Namun, tidak jarang pula para karyawan baru yang diterima tidak memiliki kemampuan secara penuh untuk melaksanakan tugas-tugas pekerjaan mereka.
Bahkan para karyawan yang sudah berpengalaman pun perlu belajar dan menyesuaikan dengan organisasi orang-orangnya, kebijaksanaan-kebijaksanaannya, dan prosedur-prosedurnya. Mereka juga memerlukan latihan dan pengembangan lebih lanjut untuk mengerjakan tugas-tugas secara sukses.
Walaupun program orientasi serta latihan dan pengembangan memakan waktu dan dana, tetapi hampir semua organisasi melaksanakannya. Mereka menyebut biaya-biaya untuk berbagai program tersebut sebagai investasi dalam sumber daya manusia.
Menurut T. Hani Handoko, terdapat dua tujuan utama program latihan dan pengembangan karyawan. Pertama, latihan dan pengembangan dilakukan untuk menutup gap antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan.
Kedua, program-program tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran-sasaran kerja yang telah ditetapkan.
Meskipun usaha-usaha ini memakan waktu dan mahal, tetapi akan mengurangi perputaran tenaga kerja dan membuat karyawan menjadi lebih produktif.
Lebih lanjut, latihan dan pengembangan membantu mereka dalam menghindarkan diri dari keusangan dan melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik.
Latihan dan pengembangan memiliki pengertian yang berbeda. Latihan (training) dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin. Latihan menyiapkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan sekarang.
Di sisi lain, jika manajemen ingin menyiapkan para karyawan untuk memegang tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan datang, kegiatan ini disebut pengembangan sumber daya manusia.
Pengembangan (development) memiliki ruang lingkup lebih luas dalam upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian. Kegiatan-kegiatan latihan dan pengembangan biasanya merupakan tanggung jawab departemen personalia dan penyelia langsung.
Program Orientasi
Program-program orientasi, atau sering disebut induksi, memperkenalkan para karyawan baru dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan para karyawan lain.
Berikut, beberapa hal yang biasanya tercakup dalam program orientasi:
Masalah-masalah Organisasional
- Sejarah singkat organisasi;
- Organisasi perusahaan;
- Nama dan jabatan para direktur;
- Jabatan karyawan dan departemen;
- Layout fasilitas-fasilitas fisik;
- Periode percobaan;
- Kebijaksanaan dan aturan perusahaan;
- Buku pedoman karyawan;
- Proses produksi;
- Lini produk atau jasa yang dibuat.
Perkenalan
- Dengan penyelia (atasan);
- Dengan para pelatih;
- Dengan rekan kerja;
- Dengan bagian bimbingan karyawan.
Tunjangan-tunjangan Karyawan
- Skala pengupahan atau penggajian;
- Cuti dan liburan;
- Jam istirahat;
- Latihan dan pendidikan;
- Konseling;
- Asuransi;
- Program pensiun;
Tugas-tugas Jabatan
- Lokasi pekerjaan;
- Tugas-tugas pekerjaan;
- Kebutuhan keamanan;
- Fungsi jabatan;
- Sasaran-sasaran pekerjaan;
- Hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain.
Bagi perusahaan yang menerima karyawan dalam jumlah kecil, mungkin tidak memerlukan program orientasi formal. Perusahaan bisa memperkenalkan kepada karyawan senior, yang selanjutnya mengajak karyawan baru berkeliling lokasi pekerjaan. Program orientasi informal ini, juga digunakan dalam perusahaan-perusahaan besar untuk membantu karyawan baru lebih lanjut.
Penanggungjawab kegiatan orientasi adalah departemen personalia dan atasan (penyelia) langsung. Departemen personalia pada umumnya memberikan orientasi kepada para karyawan baru tentang berbagai masalah organisasional dan kompensasi. Sedangkan para penyelia menangani kegiatan pengenalan dan latihan “on the job” serta membantu karyawan “fit in” terhadap kelompok kerja.
Program-program orientasi akan menurunkan perasaan terasing, cemas dan khawatir para karyawan. Mereka dapat merasa sebagai bagian organisasi secara lebih cepat; mereka merasa lebih terjamin atau aman dan lebih diperhatikan. Dengan tingkat kecemasan yang rendah, mereka akan dapat mempelajari tugas-tugas dengan lebih baik.
Manfaat-manfaat ini diperoleh karena program orientasi membantu individu memahami aspek-aspek sosial, teknis dan budaya tempat kerja.
Proses di mana orang-orang beradaptasi dalam suatu organisasi tersebut juga disebut proses sosialisasi. Sosialisasi merupakan langkah kritis dalam kaitannya dengan penerimaan oleh karyawan-karyawan lain yang sudah lebih lama bekerja untuk organisasi. Program orientasi mempercepat proses sosialisasi dan penerimaan karyawan baru dalam kelompok kerja.
Program-program orientasi yang berhasil biasanya mencakup prosedur tindak-lanjut (follow-up) yang “built-in“. Tindak lanjut diperlukan karena para karyawan baru sering menjumpai masalah-masalah yang tidak dijelaskan dalam program orientasi. Tanpa tindak lanjut, pertanyaan-pertanyaan mereka banyak yang tidak terjawab. Tindak lanjut juga berguna sebagai umpan balik untuk memperbaiki program orientasi.
Latihan dan Pengembangan Karyawan
Meskipun para karyawan baru telah menjalani orientasi yang komprehensif, mereka jarang melaksanakan pekerjaan dengan memuaskan. Mereka harus dilatih dan dikembangkan dalam bidang tugas-tugas tertentu. Begitu juga, para karyawan lama yang telah berpengalaman mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan kerja yang jelek atau untuk mempelajari keterampilan-keterampilan baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.
Latihan dan pengembangan memiliki berbagai manfaat karier jangka panjang yang membantu karyawan untuk menerima tanggung-jawab lebih besar di waktu yang akan datang. Program-program latihan tidak hanya penting bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi dalam kelompok kerja, dan bahkan bagi negara.
Barangkali cara paling mudah untuk meringkas manfaat-manfaat pelatihan adalah dengan menyadarinya sebagai investasi organisasi dalam sumber daya manusia. Di samping pengeluaran untuk biaya pelatihan dan pengembangan organisasi harus membayar “harga” karena pemborosan, absensi, pekerjaan yang buruk, keluhan berkepanjangan dan perputaran tenaga kerja.
Bagaimanapun juga, manusia idealnya tidak berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya (pendidikan formal), karena belajar adalah suatu proses seumur hidup. Oleh karenanya, program latihan dan pengembangan karyawan harus bersifat berkelanjutan dan dinamis.
Sebagai bagian proses latihan dan pengembangan, departemen personalia dan para manajer harus menilai kebutuhan, tujuan-tujuan atau sasaran-sasaran program, isi dan prinsip-prinsip belajar.
Gambar di bawah ini menguraikan langkah-langkah yang seharusnya diikuti sebelum kegiatan latihan dan pengembangan dimulai.
Seperti ditunjukkan dalam gambar, orang yang bertanggungjawab atas program latihan dan pengembangan harus mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan karyawan dan organisasi agar bisa menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai.
Setelah sasaran-sasaran ditetapkan, isi dan prinsip-prinsip belajar diperhatikan. Meskipun proses belajar ditangani oleh para instruktur dalam departemen personalia atau para penyelia lini pertama, langkah-langkah awal ini harus dilakukan untuk mengembangkan suatu program yang efektif.
Penilaian dan Identifikasi Kebutuhan
Untuk memutuskan pendekatan yang akan digunakan, organisasi perlu mengidentiflkasikan kebutuhan-kebutuhan latihan dan pengembangan. Penilaian kebutuhan mendiagnosa masalah-masalah dan tantangan-tantangan lingkungan yang dihadapi organisasi sekarang. Kemudian, manajemen mengidentiflkasikan berbagai masalah dan tantangan yang dapat diatasi melalui latihan atau pengembangan jangka panjang.
Kadang-kadang perubahan strategi organisasi dapat menciptakan kebutuhan akan latihan. Sebagai contoh, strategi pengembangan produk atau jasa baru biasanya mengharuskan para karyawan untuk mempelajari prosedur-prosedur baru.
Personalia penjualan dan karyawan produksi harus dilatih untuk memproduksi, menjual dan terus mengembangkan lini produk baru tersebut. Latihan dapat juga digunakan apabila tingkat kecelakaan atau pemborosan tinggi, semangat kerja dan motivasi rendah, atau masalah-masalah operasional lainnya didiagnosa.
Sasaran-sasaran Latihan dan Pengembangan
Setelah evaluasi kebutuhan-kebutuhan latihan dilakukan, maka sasaran-sasaran dinyatakan dan ditetapkan. Sasaran-sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan berfungsi sebagai standar-standar dengan mana prestasi kerja individual dan efektivitas program dapat diukur.
Isi Program
Isi program ditentukan oleh Identifikasi kebutuhan-kebutuhan dan sasaran-sasaran latihan. Program mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap.
Apapun isinya, program hendaknya memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi dan peserta. Bila tujuan-tujuan organisasi diabaikan, upaya latihan dan pengembangan akan sia-sia. Para peserta juga perlu meninjau isi program. apakah relevan dengan kebutuhan, atau motivasi mereka untuk mengikuti program tersebut rendah atau tinggi. Agar isi program efektif, prinsip-prinsip belajar harus diperhatikan.
Prinsip-prinsip Belajar
Meskipun studi tentang proses belajar telah banyak dilakukan, tetapi masih sedikit yang dapat diketahui tentang proses tersebut. Masalah pokoknya adalah bahwa proses belajar tidak dapat diamati, hanya hasilnya yang dapat diukur.
Bagaimanapun juga, ada beberapa prinsip belajar yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara-cara belajar yang paling efektif bagi para karyawan.
Prinsip-prinsip ini adalah bahwa program bersifat partisipatif, relevan, pengulangan dan pemindahan, serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan. Semakin terpenuhi prinsip-prinsip tersebut latihan akan semakin efektif.
Selain itu, perancangan program, juga perlu menyadari perbedaan individual karena pada hakikatnya para karyawan memiliki kemampuan, sifat yang berbeda-beda.
Teknik-teknik Latihan dan Pengembangan
Program-program pelatihan dan pengembangan dilakukan untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja.
T. Hani Handoko menjelaskan, ada dua kategori pokok program latihan dan pengembangan manajemen.
- Metode praktis (on the job training)
- Teknik-teknik presentasi informasi dan metode-metode simulasi (off the job training).
On the Job Training
Teknik-teknik on the job training menjadi metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervisi langsung seorang pelatih yang telah berpengalaman.
Beberapa macam teknik ini yang sering digunakan:
- Rotasi Jabatan. Memberikan kepada karyawan pengetahuan tentang begian-bagian organisasi yang berbeda dan praktik berbagai keterampilan manajerial.
- Latihan Instruksi Pekerjaan. Petunjuk-petunjuk pengerjaan diberikan secara langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang.
- Magang. Merupakan proses belajar dari seorang atau beberapa orang yang lebih berpengalaman. Pendekatan ini bisa dikombinasikan dengan latihan off the job.
- Coaching. Atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja-kerja rutin mereka.
- Penugasan Sementara. Penempatan karyawan pada posisi manajerual atau sebagai anggota panitia tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan.
Metode-metode Simulasi
Pada pendekatan ini, karyawan peserta latihan menerima representasi tiruan suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya.
Beberapa metode simulasi yang umum digunakan adalah:
- Metode Studi Kasus. Karyawan yang terlibat dalam metode latihan ini diminta untuk mengidentifikasi masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelsaian-penyelesaian alternatif.
- Role Playing. Teknik ini merupakan suatu peralatan yang memungkinkan peserta latihan untuk memainkan berbagai peran yang berbeda.
- Business Games. Adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan bisnis nyata.
- Vestibule Training. Latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan, tetapi oleh pelatih-pelatih khusus. Area-area dibangun terpisah dengan berbagai jenis peralatan sama seperti yang akan dugunakan pada pekerjaan sebenarnya.
- Latihan Laboratorium. Teknik ini digunakan untuk mengembangkan keterampilan-keterampilan antarpribadi. Salah satunya adalah latihan sensitivitas, di mana peserta belajar menjadi lebih peka terhadap perasaan orang lain dan lingkungan.
- Program Pengembangan Eksekutif. Program ini biasanya diselenggarakan di universitas atau lembaga pendidikan lainnya. Organisasi mengirimkan karyawannya untuk mengikuti program yang ditawarkan.
Teknik-teknik Presentasi Informasi
Tujuan utama teknik-teknik presentasi informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau keterampilan. Metode-metode yang digunakan adalah:
- Kuliah. Ini merupakan suatu metode tradisional dengan kemampuan penyampaian informasi dengan banyak peserta dan biaya yang relatif murah. Kelemahan metode ini adalah kurang adanya partisipasi dan umpan balik. Namun hal ini bisa diatasi jika diskusi atau pembahasan kelas diadakan selama proses kuliah. Teknik kuliah cenderung lebih tergantung pada komunikasi, bukan modeling.
- Presentasi Video. Presentasi film, slide, dan sejenisnya adalah mirip dengan bentuk kuliah. Motode ini biasanya digunakan sebagai bahan bentuk-bentuk latihan lainnya.
- Metode Konferensi. Metode ini analog dengan bentuk kelas seminar di perguruan tinggi, sebagai pengganti metode kuliah. T. Hani Handoko menjelaskan bahwa metode konferensi sering berfungsi sebagai “tulang belakang” bagi berbagai macam program latihan hukungan manusiawi. Tujuannya adalah untuk mengembangkan kecakapan dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan serta untuk mengubah sikap karyawan.
- Programmed Instruction. Metode ini menggunakan komputer untuk memperkenalkan kepada peserta tentang topik yang harus dipelajari, serta memerinci serangkaian langkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian setiap langkah.
Baca juga:
