Komunikasi dalam Manajemen – Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.
Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekadar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.
Perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan-ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.
Proses Komunikasi
- Pengirim atau sumber berita, mengawali komunikasi. Dalam sebuah organisasi pengirim dapat berupa seorang dengan informasi, kebutuhan, atau keinginan dan dengan tujuan mengomunikasikan kepada satu atau beberapa orang lain.
- Penerima adalah orang yang inderanya menerima pesan dari pengirim, bisa terdiri dari satu orang atau dalam jumlah yang banyak.
- Pesan (message), informasi yang sudah disandikan dikirimkan oleh pengirim kepada penerima.
- Penyandian (encoding) adalah penerjemahan informasi menjadi serangkaian simbol untuk komunikasi.
- Pengartian (decoding), interprestasi dan penerjemahan suatu pesan menjadi informasi yang berarti.
- Gangguan (noise), segala suatu yang membingungkan, mengganggu, atau menyampuri komunikasi.
- Saluran (channel), medium komunikasi formal antara seseorang pengirim dan seorang penerima.
Komunikasi Organisasi
Menurut Raymond V. Lesikar, ada empat faktor yang memengaruhi efektivitas komunikasi organisasi, yaitu:
- Saluran Komunikasi Formal. Memengaruhi efektivitas komunikasi melalui dua cara:
- Liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi.
- Saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi.
- Struktur wewenang organisasi, perbedaan kekuasaan dan status dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi.
- Spesialisasi Jabatan, para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu dan gaya yang sama.
- Pemilikan informasi. Informasi dan pengetahuan unik yang dimiliki oleh individu tertentu menyangkut pekerjaan mereka.
Saluran Komunikasi dalam Organisasi
- Komunikasi Vertikal
- Komunikasi ke bawah (downward communication), dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini. Tujuannya untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, saran dan penilaian ke bawahan serta memberikan informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
- Komunikasi ke atas (upword communication): menyuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan dan permintaan untuk diberikan keputusan.
- Komunikasi Lateral dan Informal
- Komunikasi lateral (komunikasi ke samping). Biasanya mengikuti pola arus pekerjaan dalam sebuah organisasi, terjadi antara anggota kelompok kerja, antara satu kelompok kerja dengan kelompok kerja yang lain, antara anggota departemen yang berbeda, dan antara karyawan lini dan staf. Tujuannya adalah untuk melakukan koordinasi antara departemen dan memecahkan masalah.
- Komunikasi informal. Komunikasi di dalam sebuah organisasi yang tidak disetujui secara resmi. Salah satu bentuknya adalah rantai desas-desus (grapevine chains). Desas-desus dalam organisasi terdiri dari beberapa jaringan komunikasi informal yang saling tumpang tindih dan berpotongan di sejumlah titik, artinya beberapa orang mempunyai banyak informasi kemungkinan menjadi bagian jaringan informal.
- Komunikasi Diagonal.
- Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi.
Hambatan Komunikasi dalam Manajemen
- Hambatan Organisasional
- Tingkatan hierarki. Bila organisasi tumbuh, strukturnya berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi berita menjadi berkurang ketepatanya karena harus melalui beberapa jenjang organisasi.
- Wewenang manajerial. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus mengungkapkan informasi yang dapat mengancam kedudukan mereka.
- Spesialisasi. Perbedaan fungsi, kepentingan, dan istilah pekerjaan dapat membuat orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia berbeda.
- Hambatan Antarpribadi.
- Persepsi selektif.
- Status komunikator.
- Keadaan membela diri.
- Pendengaran lemah.
- Ketidak-tepatan bahasa.
Komunikasi yang Efektif
Komunikasi yang efektif antara manager dan bawahan adalah kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan organisasi dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat. Berikut adalah beberapa tips untuk menciptakan komunikasi yang efektif antara manager dan bawahan:
- Klarifikasi Harapan: Pastikan bahwa harapan terkait tugas, tanggung jawab, dan tujuan telah jelas disampaikan kepada bawahan. Hal ini akan membantu menghindari kebingungan dan mencegah kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
- Mendengarkan dengan Empati: Jadilah pendengar yang baik dan aktif. Berikan perhatian penuh ketika bawahan berbicara dan tunjukkan empati terhadap masalah atau kendala yang mereka hadapi.
- Berikan Umpan Balik Konstruktif: Berikan umpan balik secara teratur tentang kinerja bawahan, baik dalam hal prestasi yang baik maupun area yang perlu diperbaiki. Pastikan umpan balik Anda bersifat konstruktif dan mendukung perkembangan bawahan.
- Jalin Komunikasi Terbuka: Ciptakan lingkungan kerja di mana bawahan merasa nyaman untuk berbicara dengan Anda secara terbuka dan jujur. Dorong mereka untuk berbagi ide, pendapat, dan masukan.
- Gunakan Bahasa yang Sederhana dan Jelas: Hindari menggunakan bahasa teknis atau jargon yang mungkin sulit dipahami oleh bawahan. Sampaikan pesan dengan bahasa yang sederhana dan jelas agar informasi dapat dipahami dengan baik.
- Sediakan Sarana Komunikasi yang Diversifikasi: Gunakan berbagai saluran komunikasi seperti rapat tatap muka, email, pesan instan, atau platform kolaborasi, agar bawahan dapat memilih cara yang paling sesuai untuk berkomunikasi.
- Jadwalkan Pertemuan Satu-satu: Selain rapat tim, luangkan waktu untuk bertemu dengan bawahan secara pribadi. Pertemuan ini dapat membantu membangun hubungan yang lebih dekat dan memahami kebutuhan serta aspirasi mereka dengan lebih baik.
- Saling Bertanya dan Memberi Kesempatan Bertanya: Manager dan bawahan harus saling bertanya untuk memastikan pemahaman yang benar. Selain itu, berikan kesempatan kepada bawahan untuk bertanya jika ada hal yang kurang jelas.
- Hindari Kritik di Depan Umum: Jika perlu memberikan kritik atau masukan yang bersifat pribadi, lakukan secara pribadi dan hindari memberikan kritik di depan rekan kerja lainnya.
- Apresiasi dan Pengakuan: Luangkan waktu untuk menghargai dan memberikan pengakuan atas kontribusi dan prestasi bawahan. Penghargaan bisa berupa ucapan terima kasih, apresiasi secara langsung, atau pemberian insentif.
- Jadilah Contoh yang Baik: Tunjukkan komunikasi yang efektif dengan menjadi contoh yang baik dalam berkomunikasi dengan orang lain. Bawahan akan lebih cenderung mengikuti gaya komunikasi Anda.
- Evaluasi dan Perbaiki: Lakukan evaluasi terhadap pola komunikasi yang telah berjalan. Jika ada kendala atau masalah dalam komunikasi, carilah cara untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas komunikasi ke depannya.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, manajer dapat membangun hubungan yang baik dengan bawahan, menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif, dan meningkatkan produktivitas tim secara keseluruhan. Komunikasi yang efektif akan membantu memperkuat kolaborasi, meminimalkan konflik, dan mendorong perkembangan potensi bawahan.
Demikian pembahasan Komunikasi dalam Manajemen, semoga bermanfaat.
